CONTABILIDAD DE COSTOS EN EL MUNDO ACTUAL

 

 

La gestión eficaz de una empresa depende de tener información financiera comprensible. Alternativamente, puede haber errores o ausencia de información que pueden afectar la estabilidad de su empresa con el tiempo. Además, los registros claros facilitan la toma de decisiones más efectiva, la eficiencia de su empresa y la optimización de su estrategia comercial.

La contabilidad de costos es uno de los instrumentos de gestión internamente más utilizados porque permite una evaluación detallada de los gastos de producción, distribución, financiamiento y gestión.

CONTENIDO

1. ¿Qué es la contabilidad de Costos? 
2. Características de la Contabilidad de Costos
3. Tipos de Costos
4. Elementos de la Contabilidad de Costos
5. Objetivos de la Contabilidad de Costos
6. Diferencia entre Contabilidad de Costos y Contabilidad Financiera
7. Diferencias entre Contabilidad General y Contabilidad de Costos
8. Ventajas y Desventajas de la Contabilidad de Costos frente a otros enfoques contables
9. La cadena de valor
10. Papeles de trabajo que se utilizan en la Contabilidad de costos
    

    1. QUÉ ES LA CONTABILIDAD DE COSTOS
    

    Es el área responsable de planificar, clasificar, acumular, controlar y distribuir los gastos comerciales. Para un mejor análisis financiero, su objetivo es proporcionar información sobre los costes de varios aspectos de una empresa.

    La contabilidad de costos no sólo se centra en las salidas de efectivo de una empresa; también se ocupa de todo lo relacionado con el consumo de bienes, la depreciación de activos y las deducciones. Además, controla los costes tanto internos (incluyendo bienes o servicios y áreas de la organización) como externos (incluyendo clientes). 

    Para que las empresas puedan tomar decisiones que estén más en línea con la realidad de su empresa, es fundamental que sepan cuánto gastan en realidad.

    2. CARACTERÍSTICAS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

    
    

    Hay varias características de la contabilidad de costes. Los principales están listados a continuación: 

    1. Simpleza

    Un sistema de gestión de costes debe ser fácil de entender y usar. Los hechos, números e información proporcionados deben presentarse de manera fácil de entender.

    2. La adaptabilidad

    El cálculo de costes debe ajustarse a las necesidades y condiciones de una empresa. Esto también incluye considerar su tamaño, propósito y necesidades. 

    3. Ampliabilidad 

    El cálculo de costes no es riguroso, por lo que puede adaptarse a las fluctuaciones que experimenta la empresa. Al igual que puede manejar diferentes cantidades de trabajo, también puede manejar diferentes cambios o circunstancias.

    4. Velocidad

    Un sistema de contabilidad de costes proporciona a la empresa la información necesaria de forma rápida, sencilla y puntual.

    5. Precisión

    El cálculo de costes garantiza la precisión en los registros mantenidos.

    3. TIPOS DE COSTOS EN CONTABILIDAD

    

    1. Costos fijos

    Los costos fijos no están influenciados por la cantidad de demanda. Dependiendo de la cantidad de producción que aumente o disminuya, estos costos siguen siendo los mismos.

    2. Costos de variable

    Los costos variable están relacionados con el nivel de producción. Existirán circunstancias o momentos en los que los costos de producción podrían aumentar por razones específicas.

    3. Costos operativos 

    Están relacionados con las operaciones diarias de la empresa se conocen como gastos operativos. 

    4. Gastos directos e indirectos

    Los costos directos están completamente relacionados con la producción de un producto; también consideran los costos del producto final.    

    Los gastos indirectos no están directamente relacionados con el producto debido a que son imprecisos y difíciles de monitorear. 

    4. ELEMENTOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
    

    El cálculo de costos se compone de tres elementos igualmente importantes que proporcionan información para medir los ingresos y establecer el precio de un producto. Estos son los siguientes:

    1. Materiales

    Los bienes tangibles utilizados en la producción de un producto se conocen como costos de material. Los gastos pueden ser directos o indirectos. Los gastos directos son los costos de los materiales utilizados que son cuantificables y registrables, mientras que los gastos indirectos son intachables y tienen una relación relativa con los gastos directos.

    2. Mano de obra:

    Este componente de la administración de costos se refiere a los salarios y salarios de los trabajadores involucrados en la fabricación de un producto. 

    3. Costos indirectos de fabricación 

    Son los que derivan de recursos que consumen en la fabricación de un producto que afectan un conjunto de actividades o procesos, por lo que no resulta viable una medición directa de la cantidad consumida por cada unidad de producto.

    5. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS

    El objetivo principal de la contabilidad de costos es velar por la estabilidad financiera de cualquier institución financiera. Esto incluye costes razonables, precios, registros adecuados de gastos de venta e inversión, seguimiento y presentación oportuna de datos financieros para la toma de decisiones. 

    Sin embargo, este no es el único objetivo en el que hay que hacer hincapié. Los siguientes objetivos fundamentales se incluyen en la contabilidad de costos.

    
    

    1. Recopile y analice los gastos de manera apropiada.

    La planificación, el control y la toma de decisiones se facilitan con la información precisa sobre los costos generados durante el proceso de transformación de materias primas en un producto final.

    2. Información detallada de contabilidad 

    La contabilidad de costos proporciona información detallada a la alta dirección, adaptada a las necesidades de información de los directivos.

    3. Investigar la contabilidad

    Identificar, medir, acumular e interpretar la información sobre sus gastos sirve tanto para fines internos como externos, y le permite planificar, controlar y asegurar su contabilidad.

    4. Proteger los bienes de la organización 

    La distribución de información es crucial para las operaciones de planificación, evaluación y control. 

    6. DIFERENCIAS ENTRE LA CONTABILIDAD DE COSTOS Y CONTABILIDAD GENERAL

    Suele existir cierta confusión cuando se habla de temas de contabilidad general y de costos. Está de más decir que, si bien pueden ser funciones similares, tienen diferencias críticas que los convierten en procesos igual de importantes para una organización. Para diferenciarlos correctamente, ten en cuenta las diferencias siguientes.

    1. La contabilidad general se encarga solamente de estados financieros para uso externo

    A diferencia de la contabilidad de costos, la contabilidad general se enfoca en quienes aportan fondos a la empresa.

    2. La contabilidad general se basa en datos históricos

    Contrario a la contabilidad de costos, que busca conocer el estado económico actual de una organización, la contabilidad general se basa en datos históricos de operaciones.

    3. La contabilidad general requiere un registro cronológico

    Para llevar a cabo un análisis en la contabilidad general se necesita llevar un sistema cronológico de todas las variables y operaciones financieras, mientras que la contabilidad de costos se aplica a un proceso de análisis de los gastos que ocurren en la transformación de materia prima a producto.

    4. La contabilidad general se basa en estados financieros

    Por ejemplo, el balance de comprobación. La contabilidad de costos es un proceso en el que se registran, recopilan e interpretan los costos de producción, distribución, administración y financiamiento de la producción.

    7. DIFERENCIAS ENTRE CONTABILIDAD DE COSTOS Y CONTABILIDAD FINANCIERA

    Es posible que haya confusión entre la contabilidad de costos y la contabilidad financiera. Aunque ambas se ocupan de registrar los gastos, existen algunas diferencias significativas que se deben tener en cuenta al aplicarlas.

    Como has visto, la contabilidad de costos se ocupa de los costes asociados con la fabricación de los bienes de una empresa, mientras que la contabilidad financiera se ocupa de registrar datos financieros para mostrar la situación precisa de la empresa.

    
    

    La contabilidad de costos produce información que se utiliza para controlar las operaciones con el objetivo de maximizar la rentabilidad y la eficiencia de la empresa. Los resultados financieros de un período de registro y la posición de bienes y obligaciones son determinados por la contabilidad financiera.

    8. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS FRENTE A OTROS ENFOQUES CONTABLES

    
    

    La contabilidad de costos, como cualquier método, tiene ventajas para su empresa, pero también tiene desventajas al intentarlo. Veamos ambos aspectos.

    Ventajas de la contabilidad de costos

    1. Verificación 

    Con la contabilidad de costos puedes calcular el precio exacto de fabricar un producto, por lo que tendrás una verificación exacta de los costes relacionados con las actividades de producción que realiza tu empresa.

    2. Una mayor productividad

    Reuniendo información relevante sobre gastos y optimizando los precios de los productos, podrás obtener un mayor beneficio.

    3. Mejor rendimiento

    Una vez recopilados los datos de costos, la evaluación del rendimiento de la producción le permitirá tomar las decisiones adecuadas para mejorar el rendimiento.

    Desventajas de la contabilidad de costos

    1. Complejidad

    Al no tener un único método y no ser aplicable a todos los procesos, se requieren constantes ajustes para aplicar eficazmente la contabilidad de costos.

    2. Experiencia especializada 

    Para aplicar costos de gestión de manera efectiva en su empresa, es necesario emplear a profesionales especializados en el campo. Dado que hay que formar a los empleados para que comprendan la importancia y el método de introducción de datos, esto implica mayores costes para su organización.

    3. Ausencia de visualización a largo plazo 

    Dado que se centra en la mejora del proceso de producción, la contabilidad de costos no es la mejor táctica para tomar decisiones a largo plazo, pero su falta de uniformidad no permite tomar decisiones futuras.

    9. CADENA DE VALOR

    

    La cadena de valor es una herramienta para evaluar la competitividad de la empresa en dos sentidos: nos sirve de guía para realizar el análisis del valor añadido y nos ayuda a obtener los resultados empresariales de la empresa. Es posible distinguir dos tipos de actividades en la cadena de valor de una empresa:

    1) Las principales actividades: un conjunto de acciones enfocadas en la elaboración física de cada producto y el proceso de transferencia al comprador.

    2) Actividades de apoyo: estas brindan apoyo para las actividades principales e incluyen la participación de recursos humanos.               

      10. PAPELES DE TRABAJO QUE SE UTILIZAN EN LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Los papeles de trabajo son documentos que muestran los movimientos contables y se utilizan para el análisis o auditoría de la empresa ya que tanto el auditor como el contador público deben considerar la preparación de documentos de trabajo importantes para el desempeño de su trabajo.

 A continuación les hablaremos sobre los diversos papales de trabajo que podemos utilizar en nuestra labor contable.

1. Estado de Situación Inicial

El estado de situación inicial también llamado balance general o balance de situación, es un informe financiero o estado contable que refleja la situación del patrimonio de una empresa en un momento determinado.

El estado de situación financiera se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.

El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el contrario, el pasivo muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente, económicas: préstamos, compras con pago diferido, etc.

El patrimonio neto es el activo menos el pasivo y representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. El patrimonio neto o capital contable muestra también la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse.

2. Libro Diario

El libro diario establece las transacciones que se realizan en una empresa en cualquier ciclo,  contable, donde se identifican las salidas y las entradas en el debe y el haber. 

En cuanto a las características físicas del libro, deberá ser un libro empastado, de folios y deberá estar sellado en todas sus páginas. Este es uno de los libros contables que posee la empresa, pero que es obligatorio, de acuerdo con el Código de Comercio. Por ello, es necesaria su presentación en el Registro Mercantil. Al margen, aunque es conveniente realizar los registros a diario, el Código de Comercio permite registrar operaciones conjuntas en un tiempo máximo de un trimestre; no obstante, siempre y cuando su detalle aparezca en otros libros.

3. Libro Mayor

Son conocidas como cuentas T las cuales pueden ir realizadas mediante cuadros o la forma de la letra T en Excel, por cada cuenta asentada en el libro diario y se añaden los valores que intervienen.

El libro mayor es indispensable en las empresas ya que tener una trazabilidad completa de la contabilidad, ya que con cuando registras los asientos es más fácil identificar el origen y el desarrollo de cualquier operación, facilitando así los procesos de auditoria, control, análisis, entre otros.

Características

• Tener tus cuentas contables ordenadas para tomar decisiones inteligentes y respaldadas que aumenten las posibilidades de crecimiento de tu pyme

• Clasificar de forma correcta los activos, pasivos y el capital de la empresa

• Conocer los saldos de las cuentas, los mismos que te servirán de base para la elaboración de los Estados Finales

• Contar con un registro actualizado de los movimientos de la empresa

• Realizar informes de forma más rápida y sencilla

• Registrar cada cuenta contable de la empresa por separado para que sea más fácil analizar el rendimiento

4. Balance de Comprobación

Es un instrumento contable utilizado para establecer un resumen del estado financiero y de las operaciones realizadas en la empresa durante un periodo determinado por la misma.

En cada asiento cuadran los totales de los cargos y abonos, también tiene que cuadrar la suma total de todos los cargos de todos asientos con la suma de todos los abonos de todos los asientos. Si comprobamos que hay una diferencia, está claro que tiene que haber un error.

Además, hemos de tener en cuenta otro factor: el saldo. Recibe este nombre la diferencia entre la suma de todos los cargos y la suma de todos los abonos realizados en una cuenta. 

5. Kardex

Documento para administrar la mercadería que posee un negocio, en las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos generales sobre dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez, elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba manualmente, pero ahora existen software administrativos que contienen kardex dentro de sus componentes.
Tiene 2 métodos: LIFO y PEPS, 
- El método PEPS es un mecanismo de gestión de valoración de activos. En el que básicamente se busca vender o usar los productos que fueron producidos o adquiridos primero.
- El método LIFO es un método contable de valuación de inventarios que asume que los últimos artículos comprados o producidos son los primeros en ser vendidos o utilizados, es decir, da prioridad de salida a las últimas unidades de producto que han llegado al almacén.

6. Estado de Resultados

El Estado de resultados es un estado financiero dinámico porque proporciona información que corresponde a un periodo, los estados financieros estáticos son los que muestran información a una fecha determinada y muestra ordenada y detallada de la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado.  

Para los administradores es muy importante conocer periódicamente el resultado de las operaciones que realiza la empresa, ya que son responsables, ante los dueños o accionistas, de que se cumplan las metas propuestas para, en caso de no ser así, tomar las medidas correctivas necesarias con el fin de alcanzar los objetivos preestablecidos. 

Las empresas pueden tener como resultado de sus operaciones utilidades (cuando los logros son mayores a los esfuerzos) o pérdidas (cuando fueron más los esfuerzos que los logros). Para tomar decisiones se requiere, además de conocer los importes, saber la forma en que se ha obtenido tal resultado.

7. Hoja de costos

Una hoja de costos se utiliza para resumir los costos aplicables a cada orden de trabajo. Los gastos de venta y administrativos, que se basan en un porcentaje del costo de manufactura, se especifican en la hoja de costos para determinar el costo total.

Es un documento el cual registra las partes indispensables de la contabilidad de costos, la mano de obra, la materia prima y los costos indirectos de fabricación, este formato se formula con varios ejemplares para informar el proceso de fabricación desde su inicio hasta su terminación.

 Su diseño consiste en que incluya además de los datos generales tales como: número de orden, fecha de inicio, fecha de terminación, nombre del producto, etc. debe de contener los materiales en unidades y valores que se emplearon y su importe total. De tal manera que se totalice el importe de los tres elementos para dividir su importe entre el número de unidades terminadas y con ello determinar el costo unitario, que servirá para dar entrada al almacén de productos terminados para su control.

8. Cuadro de aportación de capital 

Este documento sirve para colocar la aportación de capital es la acción mediante la que desembolsamos un capital con el objetivo de desembolsarlo en algún lugar. Esta aportación puede realizarse para el desarrollo de un proyecto, para que un gestor la invierta en una cuenta de inversión, o para que un amigo pueda celebrar un cumpleaños que le hemos preparado a un compañero de facultad. 

El capital de una sociedad, estará formado por las aportaciones de socios con aumento de capital, por tanto, estas aportaciones formarán el capital social, las cuales, se acreditarán en títulos nominativos y serán inembargables por los acreedores personales de los socios.

Serán recursos canalizados con el fin de aumentar el patrimonio, debido a que tienen ingresos insuficientes para mantener sus servicios, son transferencias que se otorgan a las empresas para la adquisición de activos fijos, financieros o apoyar la liquidación de pasivos.

9. Tabla de amortización 

Una tabla de amortización es un documento en la cual se muestra de manera detallada el saldo de un préstamo y las fechas o número de cuotas a pagar

Componentes de un cuadro de amortización

La tabla de amortización suele estar formado por cinco columnas:

• Periodo: Suele encontrarse en la primera columna.Es decir, cada uno de los periodos se refiere al momento en el que se tiene que realizar el pago.
• Intereses: Está en la segunda columna.Aquí se indican los intereses que el prestario paga al prestamista en cada periodo. Se calcula multiplicando el tipo de interes pactado por el capital pendiente.
• Amortización del capital: Suele estar en la tercera columna. La amortización consiste en la devolución del préstamo, sin contar los intereses. Es decir, es lo que se descuenta cada periodo del capital pendiente.
• Cuota a pagar: Está en la cuarta columna. Se trata de la suma de los intereses y la amortización.
• Capital del préstamo pendiente de amortizar: Se encuentra en la quinta columna. Para calcularlo se resta en cada periodo el capital pendiente del periodo anterior y la amortización del periodo actual.

10. Cuadros de depreciaciones 

Es el proceso por el cual se obtiene el valor de la vida útil de los activos a través del paso del tiempo y de esta forma obtener un valor que le permita a la empresa tener el conocimiento de la pérdida de valor económico del activo

Este cuadro también se refiere a la pérdida de valor en que incurre el activo durante su vida útil. 

Este cálculo o valoración se realiza sobre los activos de su empresa; para todos los materiales como sillas, mesas, impresoras, etc. Los terrenos están exentos de depreciación contable porque su vida útil es infinita y, a diferencia de los bienes antes mencionados, los bienes inmuebles aumentan su valor con el tiempo.

El propósito de llevar a cabo la depreciación contable es verificar la posición financiera de su organización, ya que este cálculo refleja el valor del activo en los estados financieros.